Существуют ли налоговые риски при подписании первичных учетных документов в выходной день?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Подписание первичных документов в нерабочие дни является правомерным, но может привлечь дополнительное внимание налоговых органов. В связи с этим рекомендуем отказаться от датирования документов выходными днями в тех случаях, когда в этом отсутствует реальная необходимость.

Обоснование вывода:

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый первичный учетный документ должен содержать дату его составления. При этом первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Ни этот закон, ни утвержденные положения по бухгалтерскому учету не требуют, чтобы дата документа приходилась именно на рабочий день.

В соответствии с п. 5 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать дату его составления. НК РФ не содержит указания на то, что эта дата должна непременно быть рабочим днем.

Гражданское законодательство также не ставит действительность договоров и дополнений к ним в зависимость от того, каким днем был подписан соответствующий документ. Например, постановлением ФАС Северо-Западного округа от 13.06.2006 N А66-7721/2005 было завершено кассационное рассмотрение дела, в котором налоговики неправомерно отказали в вычете по НДС компании, договоры которой были подписаны в выходные дни. Вынося решение в пользу налогоплательщика, суд сослался не только на ГК РФ, но и на то обстоятельство, что "для работников коммерческих организаций, в отличие от государственных служащих, характерно выполнение трудовых обязанностей по "гибкому" графику, включающему в себя работу в выходные и праздничные дни".

Отметим, что полномочия руководителя (единоличного исполнительного органа юридического лица) в выходной день не прекращаются, соответственно, подписание первичного документа в выходной день на его действительность не влияет.

В то же время нет запрета на подписание актов в ближайший рабочий день. Согласно положениям ст. 193 ГК РФ, если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Существует судебная практика, подтверждающая возможность подписания документов в нерабочие дни (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 22.12.2015 N Ф03-5550/15 по делу N А24-1317/2015, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 08.04.2015 N Ф07-1880/15 по делу N А56-20107/2014, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 10.02.2015 N Ф07-1417/14 по делу N А56-18868/2014).

Тем не менее на практике случаются ситуации, когда налоговые органы рассматривают подписание документов в нерабочие дни в качестве одного из доказательств так называемой "недобросовестности" налогоплательщика.

В ряде решений арбитражных судов подписание договоров, актов и других документов в выходной день послужило основанием в совокупности с другими признаками признать упомянутые документы ненадлежащими доказательствами (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.10.2015 N Ф04-26082/15 по делу N А81-2427/2014, постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.10.2014 N Ф05-12074/14 по делу N А40-180609/2013, постановление ФАС Московского округа от 21.05.2013 N Ф05-4693/13 по делу N А40-113245/2012). Заметим, что в указанных решениях суды установили, помимо подписания актов и других документов в нерабочие дни, такие факты, как подписание документов не уполномоченными на это лицами, наличие в документах не оговоренных исправлений, нахождение на дату подписания акта "подписавшего" его сотрудника в отпуске, наличие фирм-однодневок и т.п.

Можно сделать вывод, что само по себе подписание актов, счетов-фактур и других документов в выходные дни не противоречит действующему законодательству.

Однако, если налоговый орган установит другие признаки недобросовестности налогоплательщика, подписание документов в нерабочие дни может послужить дополнительным доказательством признать упомянутые документы ненадлежащими доказательствами.

С точки зрения трудового законодательства сотрудники должны выполнять свои трудовые обязанности только в рабочее время (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Вместе с тем из положений ст. 111 ТК РФ следует, что выходные дни отдельных работников могут устанавливаться правилами внутреннего трудового распорядка или коллективным договором и не совпадать с общеустановленными.

Возможность составления первичных документов будет зависеть от внутреннего трудового распорядка организации, поскольку именно ее сотрудники должны в рассматриваемой ситуации выписывать акты и счета-фактуры.

В качестве доказательства реальности факта подписания документов в выходные дни налогоплательщики могут предъявить налоговым инспекторам документы, подтверждающие привлечение сотрудника к работе в нерабочие дни. Более того, в соответствии со ст. 113 ТК РФ привлечение сотрудника (в том числе руководителя) к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в принципе требует оформления письменного распоряжения работодателя. В трудовых договорах (дополнительных соглашениях к ним) также может быть установлен ненормированный рабочий день. Привлечение работника к труду в выходные должно быть отражено в табеле учета рабочего времени.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета;

- Энциклопедия решений. Счет-фактура.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Пивоварова Марина

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Многоканальный телефон (347) 292-44-44