Как подтвердить расходы работника в командировке, если он едет на своей машине?

Сотрудник организации направляется в командировку из г. Москвы в г. Тулу и обратно, едет на своей машине, будет проживать в гостинице, проездных документов у сотрудника не будет.

Какой оправдательный документ в данном случае подтвердит срок пребывания сотрудника в командировке, ведь командировочное удостоверение с 2015 года отменено?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания работника в месте командирования подтверждается служебной запиской, к которой прилагаются оправдательные документы, подтверждающие использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Обоснование вывода:

Согласно части первой ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" в Положение внесены изменения: п.п. 3, 7, 19, 26 Положения изложены в новой редакции. В результате внесенных изменений из Положения исключены все упоминания о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете о выполненной работе в командировке. Отметим, что внесенные в Положение изменения не препятствуют работодателю по-прежнему оформлять командировочные удостоверения и служебные задания, включив соответствующие положения в свой локальный нормативный акт или коллективный договор.

Документы, по которым на сегодняшний день определяется фактический срок пребывания работника в месте командирования, поименованы в п. 7 Положения. Так, абзац второй данного пункта устанавливает, что в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. К таким документам относятся: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки, а также иные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда (перечень не является исчерпывающим).

Таким образом, в настоящее время в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания работника в месте командирования подтверждается служебной запиской, к которой прилагаются оправдательные документы, подтверждающие использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

На наш взгляд, кассовые чеки, подтверждающие приобретение топлива, оплату стоянки и мойку автомобиля по маршруту и в период командировки, относятся к документам, подтверждающим использование работником личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Путевые листы являются документами, которые обосновывают расходы на ГСМ и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат организации, связанных с использованием автотранспорта (письма Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС РФ по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2), и не предназначены для подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования, поэтому, полагаем, оформление путевого листа не является обязательным условием.

Отметим, что трудовое законодательство не содержит требований к форме служебной записки. Из п. 7 Положения следует, что данный документ составляется работником, адресуется непосредственно работодателю и должен содержать сведения о месте командирования и фактическом сроке пребывания в нем работника. Иные внутриорганизационные делопроизводственные требования к данному документу могут быть закреплены в локальном нормативном акте организации (рекомендуем дополнительно ознакомиться с материалами: статьями К.В. Шестаковой "Составление докладных и служебных записок" в журнале "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 6, июнь 2010 г., В.А. Лесниковой "Документальное оформление командировок: новшества 2015 года" в журнале "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2015 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Павлова Наталия

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru