Автомобили используются сотрудниками для поездок на работу. Можно ли затраты на ГСМ учесть при налогообложении прибыли?

На балансе организации имеются легковые автомобили, которые предоставляются сотрудникам (таким как генеральный директор, финансовый директор) в рамках социального пакета для поездок на работу и с работы. Организация не является автотранспортной.

Должна ли она требовать заполнения в путевых листах реквизита "маршрут следования"?

Можно ли затраты по приобретению ГСМ учесть при налогообложении прибыли?

Нужно ли указывать в путевом листе отметки о медицинском осмотре?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Обоснованность расходования ГСМ в целях налогообложения прибыли подтверждается оформлением путевого листа. Маршрут следования автомобиля к обязательным реквизитам путевого листа не относятся.

Если автомобили используются сотрудниками исключительно в личных целях, то расходы, связанные с содержанием автомобиля (стоимость ГСМ, мойки, парковки и т.п.), при расчете налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются.

Вопрос о необходимости проведения медицинских осмотров водителей неспециализированными организациями остается открытым.

Обоснование вывода:

Расходы на содержание автомобиля, используемого для управленческих целей (в частности, расходы на приобретение ГСМ), организация может учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Данные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если они соответствуют критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть если расходы экономически обоснованы и документально подтверждены.

Если же экономической обоснованности расходы не имеют, например, генеральный директор использует автомобиль исключительно для поездок на работу и домой, то расходы, связанные с содержанием автомобиля (стоимость ГСМ, мойки, парковки и т.п.), в целях налогообложения прибыли не учитываются.

Если Ваша организация примет решение учесть расходы на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, то в этом случае необходимо, во-первых, подтвердить экономическую обоснованность расходов; во-вторых, документально оформить данные расходы.

Перейдем к документальному оформлению расходов.

Помимо документов, подтверждающих приобретение бензина (чеки ККТ), по мнению Минфина России и налоговых органов, для подтверждения расхода ГСМ необходимо оформление путевого листа (смотрите, например, письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, Федеральной налоговой службы от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 30.12.2009 N 16-15/139308). Типовая межотраслевая форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление). При этом, как указывается, например, в письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, нормы Постановления действуют только для автотранспортных организаций. Остальные организации вправе разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Во исполнение части 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" Минтрансом России в приказе от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) были утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые применяются, в частности, юридическими лицами, эксплуатирующими легковые автомобили.

Учитывая изложенное, организации, не относящиеся к автотранспортными, вправе с целью подтверждения расходов на ГСМ применять самостоятельно разработанную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Представители финансовых и налоговых органов в ряде своих разъяснений приходят к выводу, что форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о маршруте следования автомобиля. При отсутствии этого реквизита расходы на ГСМ не могут быть признаны (смотрите, например, письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253).

В ряде случаев с такой точкой зрения соглашаются и судьи (смотрите, например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N Ф04-1869/12, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 N А33-10451/2009).

Однако в большинстве случаев суды приходят к выводу, что путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте обязательными реквизитами путевых листов не являются (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 29.02.2012 N Ф05-653/12, от 12.11.2010 N КА-А40/13642-10, от 30.12.2010 N КА-А40/16200-10-Б). Следует отметить, что среди обязательных реквизитов путевого листа, перечисленных в разделе II Приказа N 152, отсутствует маршрут движения транспортного средства. Причем в своих разъяснениях, касающихся применения положений Приказа N 152, работники налоговых органов на указании в путевом листе маршрутов следования автомобиля не настаивают, отмечая, что самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, является

одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (смотрите, например, письма Федеральной налоговой службы от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308 и от 03.11.2009 N 16-15/115253).

Принимая во внимание обширную арбитражную практику, полагаем, что отсутствие в путевом листе маршрутов движения транспортного средства может привести к спорам с представителями налоговых органов в случае признания расходов на приобретение ГСМ. Как следует из Приказа N 152, применение путевых листов обязательно всеми организациями, эксплуатирующими легковые автомобили, грузовые автомобили и прочее. Как видим, необходимость заполнения данных первичных документов не ставится в зависимость от признания (непризнания) расходов на приобретение ГСМ в целях налогообложения прибыли. Учитывая, что согласно части 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, даже в случае, если сотрудники используют автомобиль в личных, а не в производственных целях, составление путевых листов является обязательным.

В части отметки о медицинском осмотре сообщаем. Подпункт 2 п. 7 Приказа N 152 предусматривает, что обязательными реквизитами путевого листа являются дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

При этом, из разъяснений уполномоченных органов (смотрите, например, письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@) следует, что документом, подтверждающим расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист, содержащий все обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе N 152. Вместе с тем, например, в постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.09.2008 N 17АП-5572/08 судьи отметили, что так как в путевых листах указаны номер и дата выдачи, государственный номерной знак автомобиля, его марка, путь следования, показания спидометра при выезде автомобиля и при возврате автомобиля, количество горючего по заправочному листу, фактический расход горючего, то отсутствие отметки о предрейсовом осмотре не лишает организацию права на признание в расходах по налогу на прибыль затрат на приобретение ГСМ. Из постановления ФАС Московского округа от 10.08.2009 N КА-А40/7253-09 также можно сделать вывод, что путевой лист, в котором отсутствуют сведения о медосмотре, при наличии в нем сведений о пробеге автомобиля, расходе бензина и его остатках в баке, подтверждает расходы на ГСМ.

Учитывая судебную практику, а также отсутствие прямых разъяснений уполномоченных органов, мы полагаем, что если расходы на приобретение ГСМ подтверждены путевым листом, в котором заполнены реквизиты, подтверждающие расход ГСМ и использование транспортного средства в деятельности организации, то организация вправе признать в расходах по налогу на прибыль затраты на ГСМ. При этом отсутствие в путевом листе отметки о медосмотре не влияет на указанное право.

В то же время мы не исключаем, что отсутствие отметки о предрейсовом медосмотре в путевом листе все же может стать причиной предъявления налоговым органом претензий.

Кроме того, на сегодняшний день вопрос о необходимости проведения медицинских осмотров водителей непрофильными организациями остается открытым. Так, в постановлении ФАС Центрального округа от 23.11.2009 N А36-706/2009, судьи отметили, что действие Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ), а также подзаконных актов, возлагающих на организации обязанности проводить медицинские осмотры водителей, распространяются только на компании, осуществляющие перевозки грузов, следовательно, неспециализированные предприятия не подчиняются этим требованиям. Однако в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 N Ф04-6445/2008(14518-А75-6) судьи отклонили доводы предприятия, на балансе которого имеются два легковых автомобиля, а в штате - водитель, о том, что на него не распространяются требования Закона N 196-ФЗ. Следовательно, все предприятия обязаны выполнять перечень мер, направленных на обеспечение безопасности дорожного движения.

Рекомендуем ознакомиться с материалом: - Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ http://www.garant.ru