Нужно ли хранить заявления работников? Если да, то каков срок хранения?

Сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень) в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Согласно Перечню срок хранения конкретного заявления работника зависит от того, с какой областью отношений было связано его написание.

Так, например:

- заявление, связанное с разрешением трудового спора, заявление о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий должны храниться 5 лет, если экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) данные документы не отнесены к сроку хранения "постоянно" (п.п. 584, 699 Перечня),

- заявления, входящие в состав личного дела работника - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения "постоянно" или постоянно - в зависимости от категории работника (п. 656 Перечня); - заявления, не вошедшие в личное дело - 5 лет (п. 665 Перечня);

- заявления претендентов на замещение вакантных должностей - 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня); - заявления лиц, не принятых на работу - 3 года (п. 663 Перечня);

- заявление о согласии на обработку персональных данных - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения "постоянно" (п. 666 Перечня);

- заявления по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов - 5 лет после урегулирования конфликта, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения "постоянно" (п. 679 Перечня);

- заявления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов - постоянно (п. 680 Перечня);

- заявления о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих - постоянно (п. 682 Перечня). Как следует из п. 1.2 Перечня, все указанные в нем правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Мазухина Анна Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ http://www.garant.ru