При помощи системы электронного документооборота уфимская мэрия планирует стать ближе к жителям

В ближайшем будущем современные информационные технологии изменят жизнь уфимцев. В 2008 году начнется внедрение системы электронного документооборота, благодаря чему любой горожанин сможет точно знать, как чиновники решают его проблемы. О новых технологиях в интервью корреспонденту агентства "Башинформ" рассказал начальник отдела информационных технологий и связи администрации городского округа город Уфа Марат Рахимкулов.

- Марат Камилевич, что кардинально новое ждет нас в наступившем году?

- В России органы государственной власти и местного самоуправления должны к 2010 году перейти на систему электронного документооборота. Как это часто бывает в России, реализация крупных программ только начинается ближе к концу отведенного срока. А потом следует аврал, и все ресурсы направляются на решение поставленной задачи. Администрация Уфы постаралась уйти от этой практики. Мы провели большую подготовительную работу, и уже в 2008 году планируем перевести в электронный вид внутренний документооборот и документооборот с районными администрациями.

- Что такое "электронный документооборот"?

- Как и все в виртуальном мире, электронный документооборот имеет свой прообраз в реальном мире. Документооборот - это совокупность документов, обращений, справок, циркуляров, директив, писем... и отношения, которые складываются вокруг этих самых документов. Соответственно, электронный документооборот - это не просто "оцифровка документов", но и электронная система их обработки. Входящий и исходящий документооборот администрации Уфы ежегодно составляет около 39 тысяч единиц. Упорядочить этот поток, движущийся в различных направлениях, имеющий внутренние взаимосвязи, иерархию и зависимости, должен электронный документооборот.

Таким образом, решаются две ключевые задачи: во-первых, ускоряется и оптимизируется рассмотрение документов в органах власти и, что, пожалуй, даже более важно, - граждане получают возможность контролировать деятельность чиновников. Документ перестает быть физически привязан к конкретному столу чиновника, где он может "затеряться", а доступ к нему становится возможен практически из любой точки Земли. Поэтому технология позволяет изменить сами отношения, которые складываются вокруг бюрократической системы государства.

- Не приведет ли усложнение системы к снижению эффективности и без того не очень расторопной бюрократической машины? Как-нибудь отразится эта система на жизни простых граждан?

- Оцифровав документ, мы получаем не просто его электронную копию, а систему контроля за исполнением. Прежде всего, повысится дисциплина - у чиновника не будет возможности задержать документ, "положить под сукно". О нерасторопности чиновника будет знать его непосредственный руководитель, глава города и его помощники. Более того, такую привилегию получают не только руководители администрации, но и простые граждане, а также работники учреждений, направившие обращения в администрацию.

Это можно будет сделать через интернет, либо позвонив по телефону в так называемый "call-центр". Если человеку так удобнее и привычнее, можно прийти в администрацию любого района. Горожане сами выберут наиболее удобную для себя форму общения. Будет вестись электронный архив обращений и не нужно будет носить пакет различных документов и справок.

- Какие трудности стоят на пути внедрения этой системы?

- Первая и самая главная трудность заключается в неопределенности статуса электронного документа. Суды пока еще не рассматривают их в соответствующем качестве. Поэтому на первом этапе, то есть в 2008 году, мы планируем перевести в электронный вид документооборот в структурах администраций города и районов. Взаимоотношения с другими ведомствами будут вестись в традиционном виде. Можно сказать, что на первом этапе у нас будет гибридный документооборот - к нам извне будут поступать документы в традиционной форме, затем они будут оцифровываться и после этого обрабатываться в электронном виде. Итоговое же решение будет оформляться в привычном бумажном виде. Но эта трудность временная и связана с тем, что фактически мы выступаем первопроходцами.

- Какие еще выгоды для простых граждан, помимо контроля, может сулить электронный документооборот?

- Непосредственно для горожан удобство новой системы заключается и в возможности работать по принципу "единого окна". В городе будет реализован принцип нескольких "единых окон". Пока планируется организовать их при администрациях районов, но потом они появятся и в крупных жилых микрорайонах. В любом из этих пунктов можно будет оставить свое обращение и там же получить бумажный документ, имеющий все согласования и юридический статус. Практически сразу же эта система начнет работать и с электронными обращениями граждан (по электронной почте или при заполнении соответствующей формы на официальном сайте администрации города). В дальнейшем, по мере реализации "Электронной России", когда все ведомства перейдут на электронный документооборот, необходимость в бумажной версии документа полностью отпадет. В скором времени работа с электронными документами станет столь же естественной, как работа с электронной почтой или телефонным аппаратом.

- То, о чем вы говорите, это достаточно сложная задача в техническом плане? Кто непосредственно занимается реализацией проекта?

- Реализация проекта идет по поручению главы администрации. Непосредственное руководство осуществляется заместителем главы администрации города Алексеем Ощепковым. Мы работаем только со специалистами, которые имеют большой опыт в управлении сложными, разветвленными массивами информации. Изучив имеющиеся на рынке программного обеспечения предложения, мы пришли к выводу, что наиболее оптимальные по качеству и цене решения предлагаются именно нашими уфимскими программистами. Подрядчиками выступили муниципальное предприятие "МИТЦ" и центр системных исследований "Интегро". Специалисты этих организаций творчески подходят к решению поставленной задачи. В конечном итоге мы планируем создать аналитическую систему, которая позволит не просто осуществлять мониторинг ситуации, но и анализировать деятельность администрации, выявлять "болевые точки" и приоритетные задачи. Автор: Булат Юлбарисов