Нужно ли перезаключать соглашения на обработку персональных данных с работниками при смене ими паспорта или прописки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Получать новое согласие работника при изменении его персональных данных не нужно при условии, что срок действия первоначального не истек или оно не было отозвано работником. Тот факт, что в самом согласии указаны прежние персональные данные, не отменяет и не изменяет действие данного согласия и не делает его недействительным.

Обоснование вывода:

1. Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) персональные данные - это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), а обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

При обработке персональных данных оператор должен руководствоваться принципами, сформулированными в ст. 5 Закона N 152-ФЗ. Так, надлежит учитывать, что обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки (п. 4 ч. 1 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не могут быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность (п. 6 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Заключая трудовой договор лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю документы, указанные в части первой ст. 65 ТК РФ. В этих документах содержатся персональные данные лица, ищущего работу. Если предстоящая обработка персональных данных не подпадает под исключения, предусмотренные п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6, п.п. 2-10 ч. 2 ст. 10 Закона N 152-ФЗ, то работодателью необходимо получить согласие гражданина на обработку его персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона N 152).

Согласие на обработку персональных дается субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом (ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ). Исключительно в письменной форме согласие требуется, в частности, на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, биометрических персональных данных, на трансграничную передачу персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных. Требования к содержанию такого согласия изложены в ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ. Если согласие на обработку персональных данных составляется в форме электронного документа, то оно должно быть подписано электронной подписью.

При иных обстоятельствах, по смыслу приведенных норм, согласие на обработку персональных данных может быть дано в любой форме: например, путем включения соответствующего пункта в договор, анкету или иной документ, если при этом его содержание отвечает установленным законом требованиям к содержанию письменного согласия (смотрите разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012). Отметим, что ни Трудовой кодекс РФ, ни Закон N 152-ФЗ не устанавливают обязанности оператора при изменении персональных данных работника требовать от него новое согласие на обработку персональных данных, если срок действия первоначального не истек или согласие не было отозвано работником (ч. 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ). Тот факт, что в самом согласии указаны прежние персональные данные (п. 1 ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ), не отменяет и не изменяет действие данного согласия и не делает его недействительным. Полагаем, что оно продолжает действовать - вне зависимости от изменения "внутреннего содержания" персональных данных, указанных в перечне, поскольку данные обстоятельства никак не порочат волеизъявление субъекта персональных данных. На наш взгляд, достаточно внести изменения в учетные документы, содержащие персональные данные работника (трудовую книжку, личную карточку работника*(1) и др.)*(2). Так, например, в одном из дел суд счел доверенность на представительство интересов истца действительной, несмотря на то, что фамилия представителя была изменена. Представленные документы, подтверждающие факт изменения фамилии: свидетельство о заключении брака и копия паспорта на новую фамилию позволили суду идентифицировать личность представителя, подписавшего исковое заявление (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 06.04.2011 N Ф04-1475/11 по делу N А45-15480/2010). Очевидно, что такой же подход должен быть использован и в рассматриваемом случае.

2. Равным образом не предусматривает действующее законодательство обязанности работника (субъекта персональных данных) предоставлять работодателю (оператору) сведения об изменении своих персональных данных, наделяя его только правом требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки (ст. 89 ТК РФ, ч. 1 ст. 14 Закона N 152-ФЗ). В то же время такая обязанность установлена, например, пенсионным законодательством. Так, в ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ) указано, что работники (застрахованные лица) обязаны предоставлять сведения работодателю и заполнять необходимые документы в случае изменения сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете. Работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новом адресе, и заполнить соответствующие формы (абз. второй и четвертый п. 2 ст. 9, п. 2 ст. 6 Закона N 27-ФЗ). К сожалению, Закон N 27-ФЗ не устанавливает сроков представления таких документов. Однако ничто не препятствует работодателю в целях обеспечения соблюдения законов конкретизировать данную обязанность в локальном нормативном акте и определить способы и сроки сообщения работниками об изменении тех сведений, которые необходимы работодателю для соблюдения правовых предписаний. При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (пп. 8 ст. 86 ТК РФ).

Кроме того, условие об обязанности работника в определенные сроки сообщать работодателю об изменении своих персональных данных может быть включено в трудовой договор. По мнению специалистов Роструда, это не нарушает действующих норм законодательства (смотрите: Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2018 г.). Неисполнение требований локального нормативного акта, условий трудового договора в данном случае может расцениваться как нарушение дисциплины труда (смотрите, например, решение Первомайского районного суда г. Мурманска Мурманской области от 01.07.2016 по делу N 2-6858/2016).

Помимо этого, подобные меры позволят работодателю избежать претензии к нему со стороны работников или контролирующих органов при возникновении тех или иных негативных последствий использования неактуальных сведений при заполнении документов в целях предоставления их в различные государственные органы (смотрите, например, решение Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.04.2017 по делу N 12-305/2017, решение Тагилстроевского районного суда г. Нижнего Тагила Свердловской области от 08.12.2014 по делу N 2-2474/2014).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Виноградова Марина

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

────────────────────────────────────────────────────────────────────────

*(1) Унифицированная форма N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

*(2) Изменение анкетных данных: как отразить документально (И. Гущина, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 5, май 2010 г.).