Может ли проездной билет быть принят в качестве документа, подтверждающего расходы работника в случае отсутствия тех или иных реквизитов?

Бюджетное учреждение принимает к оплате авансовые отчеты работников, вернувшихся из командировки. К авансовым отчетам прикладывают проездные билеты частных перевозчиков, работающих на междугородних автобусных перевозках.

Какие обязательные реквизиты должен включать в себя данный проездной билет? Обязаны ли частные перевозчики соблюдать данные требования? Может ли проездной билет быть принят в качестве документа, подтверждающего расходы работника в случае отсутствия тех или иных реквизитов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Проездные билеты должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. При оформлении междугородных перевозок данными Правилами руководствуются как организации всех форм собственности, так и индивидуальные предприниматели.

В случае отсутствия каких-либо обязательных реквизитов билет не может быть принят в качестве документа, подтверждающего расходы работника.

Обоснование вывода:

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 129-ФЗ).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 3 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н), первичные учетные документы, поступающие в учреждение в качестве оправдательных документов на осуществленные им хозяйственные операции, в рамках установленного в РФ обычая делового оборота принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти. Документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в вышеуказанных нормах.

Формы проездных билетов в альбомах унифицированных отсутствуют. В то же время при определении состава обязательных реквизитов, которые должны содержать такие билеты, должностным лицам бюджетных учреждений необходимо применять положения Закона N 129-ФЗ и Инструкции N 148н во взаимосвязи с положениями иных действующих законов.

В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Обращаем внимание на то, что документы, которые прилагаются к авансовому отчету при осуществлении подотчетным лицом оплаты каких-либо услуг, должны подтверждать:

- факт оказания услуг;

- факт их оплаты.

Документами, подтверждающими факт оказания услуг, являются, в частности, соответствующие акты.

А факт оплаты услуг подтверждается на основании оформленных в соответствии с действующим законодательством:

- чеков ККТ;

- квитанций к ПКО;

- бланков строгой отчетности.

В то же время при определенных обстоятельствах подтверждение расходов может осуществляться на основании одного документа (кассового чека, бланка строгой отчетности), который содержит всю необходимую информацию.

Напомним, договор перевозки пассажиров транспортом общего пользования отнесен к публичным договорам (п. 1 ст. 426 ГК РФ).

А согласно п. 2 ст. 786 ГК РФ билет служит документом, удостоверяющим заключение договора перевозки пассажира. Формы билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.

В свою очередь, в соответствии с ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" обязательные реквизиты билета, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади устанавливаются правилами перевозок пассажиров.

Кроме того, п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) установлена обязанность организаций (индивидуальных предпринимателей) по применению ККТ при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях оказания услуг.

При этом в силу п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ организации в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

В соответствии с п. 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359, документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (далее - Правила).

Согласно п.п. 42 и 43 Правил проезд пассажиров по маршрутам регулярных перевозок осуществляется по билетам. Билет должен содержать обязательные реквизиты. Формы и обязательные реквизиты билетов представлены в Приложении N 1. На билете допускается размещение дополнительных реквизитов.

Пунктом 1 Приложения N 1 к Правилам утверждены семь форм билетов для автотранспортных перевозок, в том числе форма N 1 "Разовый билет для проезда в пригородном и междугородном сообщении с фиксированной датой и временем отправления". Форма N 1 является единственной, предназначенной, в том числе, для оформления междугородных перевозок организациями всех форм собственности, а также индивидуальными предпринимателями.

Согласно п. 2 Приложения N 1 к Правилам билет по форме N 1 должен включать в себя следующие обязательные реквизиты:

а) наименование, серия и номер билета;

б) наименование организации, выдавшей билет;

в) вид транспортного средства, осуществляющего перевозку пассажира;

г) зона действия билета;

д) дата отправления;

е) время отправления;

ж) дата прибытия;

з) время прибытия;

и) место;

к) сумма;

л) дата продажи билета;

м) время продажи билета.

Таким образом, при перевозке пассажиров автобусами междугородного сообщения должны использоваться билеты, содержащие реквизиты, определенные Приложением N 1 к Правилам. На основании данных билетов будет подтверждаться как факт оказания услуги по перевозке пассажира, так и факт ее оплаты. В случае отсутствия каких-либо реквизитов билет не может быть принят в качестве документа, подтверждающего расходы работника.

Обоснованность такого подхода подтверждается и судебной практикой (смотрите, например, постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 17.03.2010 N 04АП-446/2010).

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru