Уважаемый пользователь, Вы пользуетесь устаревшим браузером, который не поддерживает современные веб-стандарты и представляет угрозу вашей безопасности. Для корректного отображения сайта рекомендуем установить актуальную версию любого современного браузера:

Прочитать в мобильной версии сайта

РУС

USD 64.15

EUR 68.47

4 декабря Воскресенье

Уфа   °

Каков порядок формирования личных дел для сдачи в архив?

Нужно ли оставлять такие документы, как копии свидетельств о браке, рождении детей, медицинские справки водителей и т.п.?

Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. Обязательное ведение личных дел, например, установлено законодательством в отношении государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). Согласно пункту 3 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Закон N 125-ФЗ не обязывает частные организации создавать свои архивы (п. 2 ст. 13). Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, следует, что личные дела работников, в том числе государственных гражданских и муниципальных служащих, включают в себя заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы. Эти и другие документы, которые составляют личное дело работника, хранятся 75 лет. При этом указанный перечень не уточняет, какие именно копии личных документов работников имеются в виду. Полагаем, что копии свидетельств о браке, о рождении детей работников, медицинских справок работников можно отнести к копиям личных документов. Для случаев, когда ведение личных дел не обязательно, перечень личных документов работников, копии которых могут содержаться в их личных делах, может быть достаточно широким, поскольку он устанавливается работодателем самостоятельно.

Таким образом, действующее законодательство не содержит запрета на хранение копий указанных в вопросе документов в составе личного дела работника, как и не содержит требования об изъятии этих копий из личных дел работников.

В настоящее время действуют Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), которые предусматривают создание архива как самостоятельного структурного подразделения организации или подразделения в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющего прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 1.1.2 Основных правил работы архивов организаций).

Также Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила) регламентируется порядок комплектования архивов, хранения, описания, учета и использования архивных документов, регулируется процедура проведения экспертизы ценности документов. Указанные Правила распространяются на архивы государственных организаций, а для негосударственных организаций обязательны в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности (Введение к Правилам). Из ст. 7 Закона N 125-ФЗ следует, что документы по личному составу не относятся к государственной собственности. Однако подготовку других документов, образующихся в процессе деятельности организации, к хранению и хранение этих документов (в том числе и личных дел работников) работодатель может осуществлять, применяя по аналогии положения Правил. В частности, Правила устанавливают порядок оформления обложки дела (п. 3.6.18), требования к формированию дел (п. 3.5.3) предусматривают, что документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5), и т.д.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Максимова Ирина

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ http://www.garant.ru

Яндекс цитирования
Рейтинг ресурсов "УралWeb" -->
закрыть